Ciclo PDCA

Guia prático do Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é uma ferramenta da qualidade utilizada no controle de processos, tendo como foco a solução de problemas.

Esta ferramenta é responsável por planejar processos, aplica-los, prever falhas, solucioná-las e conferir resultados.

Quando um problema for identificado e solucionado, o sistema produtivo passa a um patamar superior em qualidade, pois os problemas devem ser oportunidades para melhorar os processos. 

Agora que já sabemos o que é e qual a importância do Ciclo PDCA, vamos ao guia prático

1 – Planejamento

A primeira etapa é o planejamento que possui quatro fases, confira:

Identificar o problema

  • Escolher um problema: Fazer o levantamento dos problemas e definir qual será priorizado para ser trabalhado inicialmente, de acordo com seu nível de importância.
  • Histórico do problema: Está tarefa se trata do levantamento dos dados históricos do problema que será solucionado, para que se tenha informações de como ele ocorre. Além de dados quantitativos, gráficos, e demais informações sobre todo o processo envolvido.
  • Mostrar perdas atuais e ganhos viáveis: Aqui se reunirá todas as evidências e cálculos das perdas ocorridas devido ao problema. Além de levantar dados de benchmarking. Obtidos com empresas que já superaram o mesmo tipo de problema ou de períodos onde a empresa não sofria com este problema.
  • Análise de Pareto: Vamos então destrinchar o problema em vários problemas menores. Pode-se utilizar a análise de Pareto para que priorize os problemas que mais afetam os resultados da empresa.
  • Nomear os responsáveis: A definição de um individuo ou equipe responsável e seu líder para a execução do ciclo de melhoria é de grande importância para o processo. 

Observação

  • Coleta de dados: Essa tarefa tem como objetivo descobrir características do problema, extraindo seus dados a partir de diferentes pontos de vista. 
  • Observação no local: A análise do local onde ocorre ou ocorreu o problema, com o intuito de reunir as informações não perceptíveis nos dados numéricos
  • Cronograma, orçamento e meta: Definir períodos para a realização de cada uma das etapas do ciclo PCDA. Antes de se iniciar a próxima fase, o orçamento e as metas a serem atingidas, devem estar definidas.

Análise

  • Definir as causas influentes: Fazer reuniões das pessoas capazes de ajudar a identificar as possíveis causas do problema por meio de métodos de levantamento de informações e brainstorming. Distribuindo as causas em diagramas de causa e efeito, organizando das causas mais gerais até as específicas.
  • Escolher as causas mais prováveis: A partir dos dados levantados anteriormente e na opinião de especialistas, se seleciona as causas mais prováveis.
  • Análise das causas mais prováveis: Com base nos dados e informações coletadas anteriormente se faz então a análise. Você pode utilizar o gráfico de Pareto para priorizar e o diagrama de correlação para identificar a existência da relação entre as possíveis causas com os problemas.

Plano de ação

  • Elaboração da estratégia de ação: Vamos então levantar as ações que poderão ser realizadas, certificando-se de atuar nas causas e não nos efeitos. E garantir que não haja efeitos colaterais ou que se apliquem ações contra eles.
  • Elaborar o plano de ação para o bloqueio e revisão do cronograma e orçamento final: Definir os sete pontos do método 5W2H para as ações selecionadas, bem como as metas que dever ser atingidas e seus itens de controle e verificação

2- Fazer

A segunda etapa é a execução, esta é composta por apenas uma fase composta por duas tarefas:

Execução

  • Treinamento: Apresentar a todos os envolvidos as suas atividades e, se necessário, treiná-los aprofundando na sua atividade para a sua execução, assim como explicando a razão das suas execuções.
  • Execução da ação: Então se executa e registra as ações planejadas, como também é feita a coleta dos resultados.

3 – Verificar

Também apresentando uma fase, a terceira etapa, a verificação é composta por três tarefas:

Verificação

  • Comparar resultados: Com a obtenção dos dados coletados após a implementação das ações vamos compará-los com os dados de antes. A análise deve ser feita de forma pura e transformada em termos monetários.
  • Listar os efeitos secundários: Identificar os efeitos secundários, que podem ter ocorrido pelas ações implementadas.
  • Verificar a continuidade ou não do problema: Verificar os resultados das ações implementadas sobre o problema. Caso não seja efetivo se retorna para a segunda fase. Do contrário deve-se prosseguir.

4 – Agir

A etapa de ação é composta de duas fases e essas por quatro e 3 tarefas, respectivamente.

Padronização

  • Elaborar ou alterar o padrão: as novas ações tomadas devem ser adicionadas as novas atividades padrão. Incluindo também um mecanismo à prova de falhas no processo para evitar erros de execução no trabalho;
  • Comunicação: Estabelecer a data de início do novo modo de trabalho e alinhar com todos os envolvidos;
  • Educação e treinamento: Comunicar a todos os envolvidos no trabalho os novos padrões de trabalho. Antes de se iniciar o uso do novo modelo é necessário verificar a capacidade de trabalho dos operadores que irão executar as novas funções;
  • Acompanhamento: É importante definir um sistema de verificações periódicas, com o intuito de garantir que o problema solucionado não volte a aparecer.

Conclusão

  • Relação dos problemas remanescentes: As ações devem ser delimitadas pelo tempo limite, e registrar o que e quando não foi realizado, assim como os resultados acima do esperado;
  • Planejamento contra os problemas remanescentes: Organizar os itens que necessitarão de uma aplicação futura do método;
  • Reflexão: Analisar as etapas do método de acordo com os aspectos da organização e o cumprimento dos prazos do cronograma, qualidade do diagrama de causa e efeito, adequação da equipe ao projeto e os processos envolvidos, distribuição de tarefas e a utilização das técnicas de solução de problemas.
Ciclo PDCA e como ele trabalha com a melhoria contínua

As quatro etapas do ciclo PDCA são de grande importância, assim, cumprir cada tarefa de cada etapa você contribui para a melhora contínua dos processos.

Este foi nosso guia prático do ciclo PDCA!

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